En av de största fördelarna med outsourcing är att du kan fokusera på din huvudverksamhet. Som företagare behöver man ofta ägna sig åt saker som man varken gillar eller vill lägga tid på. Detta kan exempelvis inkludera bokföring och kundtjänst. Det kan också inkludera IT-lösningar. En av de största nackdelarna är att du förlorar en viss del av kontrollen. Låt oss gå igenom vad det egentligen innebär för ställningstaganden man behöver göra när man funderar på att outsourca delar av sin verksamhet.
Fördelar med outsourcing
1. Mer fokus på din kärnkompetens
Det finns alltid begränsade resurser inom en verksamhet. Många företag vill därför fokusera på de faktorer som verkligen gör att de tjänar pengar.
Det kan dessutom vara enkelt att förlora detta perspektiv när verksamheten växer. Du riskerar dock att förlora fokuset på kärnkompetensen om du istället börjar fokusera på alla sidaktiviteter.
Du kommer också dra på dig fler omkostnader, vilket leder oss till nästa punkt.
2. Större kontroll över utgifterna
Kostnaderna för egna projekt kan dra iväg väldigt snabbt. Det kan exempelvis handla om en ny IT-avdelning som ständigt behöver ny personal, utrustning och utbildningsresurser.
Detta blir samtidigt en fast kostnad för ditt företag. En stor anledning till detta är de stora kostnaderna som är förenade med att anställa egen personal.
Lägg därtill att dessa utgifter kan beröra samtliga delar av din verksamhet. Din nya avdelning kanske behöver mer plats, vilket i sin tur leder till att ni behöver flytta till ett nytt kontor.
Outsourcing tillåter dig att transformera denna utgift till en rörlig kostnad. Du kan säga upp avtalet om du behöver spara pengar. Du måste dock givetvis ta hänsyn till den uppsägningstid som ni kom överens om när ni tog fram avtalet.
3. Tillgång till kompetenta medarbetare
Många företag finns på orter där man har svårt att hitta personal med rätt kompetens. Andra kanske finns på stora orter, men har fortfarande svårt att hitta rätt personer att anställa. Det kan exempelvis handla om att man behöver hitta personal med en specifik språkkompetens.
Du kan råda bot på detta problem genom att ta in tjänster från en tredje part. Det finns gott om externa företag som erbjuder dessa tjänster. Du är inte heller begränsad av att leta efter externa partners inom Sveriges gränser.
4. Maximera dina verksamhetsområden
Stora företag har ofta tillgång till egna verksamhetsområden. Dessa avdelningar har i sin tur goda resurser, både vad gäller kompetens och erfarenhet.
Ett mindre företag kan ha svårt att matcha detta. Det tar tid att bygga en avdelning och det kräver mycket pengar.
Om du däremot outsourcar ett verksamhetsområde kan du omedelbart få tillgång till både kompetens och erfarenhet.
Denna punkt knyter samman med punkt 1. Företag som erbjuder med outsourcing har sannolikt byggt upp en kärnkompetens kring de tjänster som man erbjuder.
5. Sammanfattning
Nackdelar med outsourcing
1. Du förlorar kontroll
Denna punkt brukar flitigt citeras som den största nackdelen. Du kommer förlora en liten del av kontrollen även om du gör grundliga efterforskningar innan du anlitar en tredje part.
Ni kanske har kommit överens till punkt och pricka om hur arbetet ska skötas. Samtidigt går det inte att bortse ifrån att ni inte kommer befinna er på samma fysiska plats. Outsourcingföretaget kanske till och med befinner sig i ett annat land eller en annan världsdel.
Du kommer därför behöva acceptera att det ibland kommer uppkomma meningsskiljaktigheter. Dessa meningsskiljaktigheter hade förmodligen varit enklare att korrigera om personalen fanns på samma kontor.
2. Eventuella säkerhetsrisker
Många företag har uppgifter som inte får nå allmänheten. Dessa uppgifter finns ofta i dataform. Om du måste outsourca vissa verksamhetsområden kan denna data behöva användas av en tredje part.
Det kan exempelvis handla om kunduppgifter som måste finnas tillhands för att kunna besvara frågor.
Krasst sett kanske detta inte är något problem. Ni har förmodligen ett robust system som hindrar utomstående från att ta del av era uppgifter.
Samtidigt kan man inte bortse från risken av att bli hackad, eller att någon person medvetet väljer att skicka vidare känslig information.
För inte allt för länge sedan kunde vi läsa om en svensk myndighet som hade outsourcat IT-infrastrukturen. Detta hade i sin tur lett till att privatpersoners myndighetsuppgifter hade läckt ut.
3. Dåligt utfört arbete och skuldfrågan
Jag har redan nämnt att du kan använda outsourcing för att få mer kompetens och erfarenhet. Det motsatta förhållandet är dock inte ett omöjligt scenario.
Detta scenario innebär att arbetet blir dåligt utfört, trots att du har kontrollerat referenser och dylikt.
Om detta inträffar måste man fråga sig vem som bär skulden till misslyckandet?
Arbetet kanske har blivit utfört enligt de riktlinjer som ni har kommit överens om. Samtidigt kanske kvaliteten trots detta har varit bristfällig.
Skuldfrågan kan också handla om lagbrott på grund av de misstag som har begåtts.
5. Sammanfattning
Diskussion
- En av de största fördelarna med outsourcing är att du kan fokusera på din huvudverksamhet. Som företagare behöver man ofta ägna sig åt saker som man varken gillar eller vill lägga tid på. Detta kan exempelvis inkludera bokföring och kundtjänst. Det kan också inkludera IT-lösningar.
- Du kan dessutom få en större kontroll över dina utgifter. Om man lägger ut ett verksamhetsområde på entreprenad kommer man på förhand förhandla fram ett pris. Man skriver sedan ett kontrakt med den tredje parten som löper ett år eller längre.
- Om du istället anställer på egen hand tillkommer det många kostnader. Du måste köpa den utrustning som din nya avdelning behöver. Du måste dessutom anställa personal, vilket brukar vara den största kostnaden.
- Det är nämligen dyrt att anställa i Sverige. Lägg därtill tiden du måste lägga på att hitta rätt personer. Därefter brukar det ta tid att bygga upp en god kompetens och erfarenhet i den nya avdelningen. Du slipper att handskas med detta om du istället anlitar en tredje part.
- En av de största nackdelarna är att du förlorar en viss del av kontrollen. Du kommer säkerligen ha långa samtal med outsourcingföretaget innan du ingår ett avtal. Det är dock svårt att bortse ifrån att du kommer ha mindre kontroll, även om du noggrant kommunicerar vad du förväntar dig.
- Detta innebär att kunduppgifter och känsliga datauppgifter kommer behandlas av en tredje part. Vi är många som inte förstår infrastrukturen bakom IT-säkerhet. Vi får därför förlita oss på att någon annan vet hur det fungerar.
- Du kommer behöva ta ställning till detta om du köper tjänster av en tredje part. Om något händer med informationen kommer du eventuellt få ta konsekvenserna av detta.
Övrigt
Jag har använt mig av två olika källor för att skriva denna artikel. Jag tror personligen att outsourcing kommer öka i framtiden. Detta är en bra utveckling med tanke på att man tillåter människor att fokusera på det som skapar värde för dem.
Samtidigt kanske det inte är en jättepositiv utveckling för arbetsmarknaden. De osäkra anställningarna kan öka i och med denna utveckling. Osäkra avtal leder också till att många personer endast blir tillfälligt anställda.
De större tjänsteföretagen inom exempelvis IT brukar dock kunna erbjuda trygga anställningar till sin personal. Dessa verksamheter brukar inte ha något problem med att hitta nya kunder. Man kan därför ställa om delar av personalstyrkan om ett avtal löper ut.
Det har blivit populärt att hyra in någon för att utföra ett specifikt arbete. Om jag inte missminner mig pratar man om ”gig-jobben”. Detta är väl också en typ av outsourcing, även om konsulter är en mer korrekt beskrivning av personer som jobbar inom gig-ekonomin.
Denna sektor är tvivelaktig sett till samhällsnyttan. Här pratar vi verkligen om tillfälliga jobb där människor endast får betalt när de presterar. En enkel Googlesökning visar att det finns gott om exempel på stora varumärken som utnyttjar tillfälligt anställda.
Detta kan vara en gynnsam lösning för företagen. De behöver inte ta ansvar för de personer som de tillfälligt anställer. Ett kortsiktigt tjänsteutbyte innebär egentligen bara att man behöver betala fakturan när arbetet är utfört.
Personligen tycker jag inte att detta bör bli kutymlösningen för svensk arbetsmarknad. Det kan dock vara en bra lösning för tillfälliga problem. Outsourcing är däremot mer av en långsiktig lösning, även om man kanske byter partner efter ett tag.
Det tar givetvis tid att bygga upp ett bra samarbete, men ibland kan man behöva byta partner av andra anledningar. Exempelvis till följd av ökade kostnader.
